楚雄彝族自治州电子政务协同办公系统管理办法

第24号

《楚雄彝族自治州电子政务协同办公系统管理办法》已经2010年11月21日十届州人民政府第31次常务会议通过，现予公布，自发布之日起施行。

                二O一一年一月十六日

楚雄彝族自治州电子政务协同办公系统

管 理办 法

第一章  总 则

第一条  为了规范电子政务协同办公系统的管理，保证系统安全运行，降低行政成本，提高工作效率，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国电子签名法》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等法律、法规和规章的有关规定，结合本州实际，制定本办法。

第二条  本办法所称电子政务协同办公系统（以下简称协同办公系统），是指为全州各有关单位提供公文收发、协同办公的非涉密办公专用服务平台。

本办法所称协同办公系统管理员，是指从事协同办公系统总体运行、维护和管理的技术人员。

本办法所称协同办公系统单位管理员，是指负责本单位内部协同办公系统的培训、管理和维护的人员。

本办法所称协同办公系统使用人员，是指使用协同办公系统的工作人员。

第三条  本办法适用于本州行政区域内使用和管理协

同办公系统的单位和人员。

第二章          职能职责

 第四条  州人民政府信息化行政主管部门是全州协同办公系统的行政主管部门，其主要职责是:

（一）编制协同办公系统应急管理预案；

（二）审查批准使用协同办公系统单位的申请；

（三）制定协同办公系统的具体工作规范；

（四）受理和制作各使用单位的电子印章；

（五）对中国电信楚雄分公司及下属县市公司提供的协同办公系统技术保障和服务情况进行监督检查；

（六）对使用协同办公系统的单位进行监督指导。

第五条  中国电信楚雄分公司及各县市公司承担协同办公系统的系统管理员职责，其主要职责是：

（一）负责为使用协同办公系统的单位提供网络维护、技术指导等服务；

（二）管理及维护协同办公系统的网络环境与安全；

（三）负责协同办公系统的数据初始化、系统配置和管理维护；

（四）对使用协同办公系统的单位和人员进行系统操作和技能培训；

（五）负责协同办公系统所涉及的相关软件的安装、调测、升级，二次开发以及系统使用中出现的故障排查、应急处理；

（六）征求使用单位对协同办公系统的意见和建议，完善系统功能；

（七）按照分级管理的原则，每月向州信息化行政主管部门和各县市电子政务管理机构报送协同办公系统使用、运行、维护等相关报表资料；

（八）做好协同办公系统数据备份、维护和管理工作。

    第六条  拟使用协同办公系统的单位，应当向州人民政府信息化行政主管部门和县市电子政务管理机构提出书面申请，经批准后办理注册手续。      

第七条  使用协同办公系统的单位履行下列职责：

（一）负责提供协同办公系统初始化所需基础数据；

（二）负责对协同办公系统相关安全保密的教育和管理；

（三）负责本单位在协同办公系统上运行的数据信息真实可靠，且不得涉及国家秘密；

（四）负责组织本单位职工对协同办公系统的使用培训。

第八条  使用协同办公系统的单位应当指定一名工作

人员为单位管理员，负责本单位协同办公系统的培训、管理维护。其主要职责是：

（一）负责本单位协同办公系统的管理，人员、机构的设置和修改，协同办公系统流程和角色的设置等日常管理及维护工作；

（二）负责本单位内部网络、计算机维护与在协同办公系统上运行的数据信息安全管理工作；

（三）使用中发现问题及时进行处理，若无法处理，应当及时联系协同办公系统管理员进行处理；

（四）除协同办公系统单位管理员外，未经本单位分管领导同意，其他人员不得使用单位管理员的用户名和密码登录系统。

第九条  协同办公系统使用人员履行下列职责：

（一）按照“谁使用，谁负责”的原则，保证其在协同办公系统上运行的数据信息真实可靠，且不得涉及国家秘密；

（二）使用中发现的问题应当及时咨询本单位管理员，若其无法答复或者解决，应当通过本单位管理员联系协同办公系统管理员；

（三）不得在协同办公系统上发布和传送与工作无关的软件、多媒体文件及其他电子信息材料。

                第三章  电子公文收发与协同管理

第十条  使用协同办公系统的单位应当根据单位公文处理流程和网络办公的特点，制定符合本单位办公实际的公文处理流程。

   第十一条  使用协同办公系统发文单位应当遵守下列

发文程序：

（一）对在协同办公系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等进行审核把关；

（二）公文带有不方便进行电子化处理的附件（如书

籍、图纸等）的，可按纸质公文的方式送交，公文正文仍以电子公文形式交换；

（三）电子公文的发文时间为协同办公系统完成发送公文操作的时间，电子公文到达本单位的时间即为公文的接收时间；

（四）紧急通知、错过发文时间发送的紧急文件或者重要文件等，发文单位应当另行告知收文单位；

（五）发文单位发出的公文应当做好纸质文档的归档、备份工作。

第十二条  使用协同办公系统的单位收文时应当遵守下列规定：

（一）及时签收电子公文。使用协同办公系统的单位应当根据有关规定登录协同办公系统签收公文；

（二）签收电子公文时，应当认真核对，确认无误后方可进行打印或者进入本单位内部系统公文流转，并按常规收文进行登记。打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。

第十三条  协同办公系统的使用人员在发送公文、专送、传阅、个人通知等文件材料时应当明确发送范围，找准接收单位和人员，不得添加，不得越级发送（授权处理除外）。

               第四章  电子印章管理

第十四条 电子印章等同于实物印章，使用协同办公系统的单位应当指定专人保管和使用，并保障电子印章安全。

电子公文上应当使用电子印章，经签名后的电子公文与纸质公文具有同等法律效力。

第十五条  使用协同办公系统的单位变更协同办公系统中相关资料的，应当按分级管理的原则分别向州信息化行政主管部门或者各县市电子政务管理机构提出书面申请，并按照下列规定办理：

（一）使用单位名称变更的，办理变更手续；

（二）使用单位被撤销的，办理注销手续；

（三）使用单位分设的，由分设后的使用单位提供新分设单位的机构设置和人员设置信息，并办理审批手续；

（四）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在协同办公系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则由使用单位提供新单位的机构设置和人员设置信息，并办理审批手续，合并前在协同办公系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。

第十六条  电子印章由州人民政府信息化行政主管部门统一制作。

第十七条  使用协同办公系统的单位变更本单位电子印章的，由单位提出书面申请，经单位主要负责人签批，按照原实物印章管理的规定报送相关部门办理审批后统一送州人民政府信息化行政主管部门制作。另有规定的除外。

第十八条  销毁电子印章，应当向原批准机关办理相关注销手续后送州人民政府信息化行政主管部门予以销毁。

第五章          安全与保密

第十九条  使用协同办公系统的计算机，应当安装杀毒软件。使用外来存储设备（硬盘、U盘、光盘等）的，应当检测。

第二十条  协同办公系统使用人员取得用户名和初始密码后应当立即修改密码，密码应设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并不定期修改密码。密码丢失的，应当向本单位管理员提出申请，恢复初始密码。协同办公系统使用人员的用户名和密码不得与人共用，也不得转借他人使用。

第二十一条  使用协同办公系统的单位应当定期对协同办公系统使用人员进行计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。

第二十二条  使用协同办公系统的单位和个人不得有下列行为：

（一）将协同办公系统上运行的相关信息随意复制、散发；

   （二）将来历不明的数据和软件在装有协同办公系统的电脑上运行；

   （三）发布和传送与本单位工作无关的数据信息；

（四）将涉密计算机、设备和网络接入协同办公系统；

（五）在协同办公系统传输和存放涉密信息。

第二十三条  使用协同办公系统的单位和人员不得利用协同办公系统从事危害国家安全、泄露国家秘密和个人隐私的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或者淫秽色情信息；不得发布危害社会秩序和治安、社会公共道德和侵害他人合法权益的信息等。

    第六章  应急处理

第二十四条  协同办公系统出现故障（如流程出错、公文显示不正常、公文无法打印下载等），导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应当及时向当地电信部门反应，查明原因，排除故障。

第二十五条  协同办公系统故障未能及时排除，造成系统不能正常运行的，电信部门应当及时解决，并报同级人民政府信息化行政主管部门。

    第二十六条  由于不可抗力、停电等情况，导致协同办

公系统不能正常使用的，单位管理员应当及时进行解决，保证协同办公系统的文件信息能够及时处理。

   第七章   责任追究

 第二十七条  违反本办法规定，导致协同办公系统瘫痪或者不能正常运转，情节轻微的，由有关部门进行处理；情节严重，涉嫌犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

第二十八条  协同办公系统单位管理员不认真履行职责，违反本办法第八条规定的，由有关单位依照国家有关法律、法规和规章的规定进行处理。

    第二十九条  协同办公系统使用人员对协同办公系统中来往文件不及时进行处理或者延误处理，造成工作延误的，依照有关规定对直接责任人员进行问责。

第三十条  协同办公系统使用人员违反本办法第十三条规定，通过协同办公系统滥发或者普发文件材料，或者不按照规定流程发送电子公文，情节轻微的，由本单位对其发文人员进行批评教育；情节严重，造成不良影响的，由有关部门依法进行处理。

第三十一条  违反本办法第二十二条、第二十三条规定，利用协同办公系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，依法给予行政处分；情节严重，构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。

第八章  附 则

第三十二条  本办法自发布之日起施行。